Was ist Delegatis?

Delegatis ist mehr als eine reine Software. Delegatis ist die Chance, wichtiges Wissen für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Partner nutzbar zu machen - und zwar genau in dem Moment und in dem Umfang, indem sie es brauchen.

Hierbei geht es sowohl um wertvolles unternehmensspezifisches Wissen über Prozesse, Strukturen, Rechte und Pflichten, als auch allgemeine, aber nicht weniger wichtige juristische Informationen, ohne deren Beachtung ein Unternehmen, ein Projektteam oder eine staatliche Institution nicht rechtskonform agieren kann und Tag für Tag die Existenz ihrer Geschäftsleitung und Mitarbeiter aufs Spiel setzt.

Darüber hinaus bietet Delegatis die Möglichkeit, Delegationsstrukturen nicht nur rechtskonform abzubilden, sondern aktiv im operativen Geschäft zu nutzen und Prozesse zu automatisieren, ohne dass die gebotene Dynamik, Individualität und Flexibilität dabei verloren geht.

Delegatis ist mit diesen Eigenschaften das erste interorganisationelle, dynamische realtime Risiko-, Projekt–, Knowledge- und Compliancemanagementsystem der Welt.

Was kann Delegatis?

1. Dynamisches Risiko-, & Compliancemanagement:

Mit Delegatis können Gefährdungen und Schutzmaßnahmen z.B. mit den Handlungen verknüpft werden, welche ohnehin in einem Projekt vorgenommen werden. Das Risikomanagement läuft dadurch im Rahmen des normalen Projektmanagements „on the fly“ im Hintergrund mit und passt sich zeitlichen, örtlichen und inhaltliche Veränderungen im Projekt automatisch an.

Eine erhebliche Arbeitserleichterung für die Verantwortlichen. Ein einheitliches Qualitäts- und Sicherheitsniveau bei unterschiedlichen Projekten und Projekt-beteiligten. Auf Grund geänderter Bedingungen notwendig gewordene Schutzmaßnahmen werden sofort sichtbar und können proaktiv in der Projekt-planung berücksichtig werden.

2. Notfallmanagement

Mit Delegatis können Notfallpläne inklusive der jeweils Ausführungs– und Kontroll-verantwortlichen, projektspezifisch angepasst und Mitarbeitern, Projektpartnern und Dritten automatisiert oder manuell in unterschiedlicher Informationstiefe zur Verfügung gestellt werden. Über die Digital Emergency Supply Application DESA stehen Sie sogar ohne Netzwerkverbindung auch digital zur Verfügung.

Die Mitarbeiter haben immer direkten Zugriff auf die Notfallpläne und können entsprechend richtig reagieren. Notfälle können über das System automatisch er-fasst und an vordefinierte Gruppen sowohl per E-Mail, als auch per DESA kom-muniziert werden. Alle Prozessschritte können von den Verantwortlichen direkt über das Smartphone aufgerufen, abge-arbeitet und ihre Erledigung damit in Echtzeit dokumentiert werden.

3. Unterweisungen & Wissensmanagement

Mit Delegatis ist es nicht nur möglich personenspezifische statische Unterweisungen über die Zuweisung der Tätigkeiten zu erstellen, sondern auch projektspezifische Unterweisungen, welche personenbezogen individualisiert bereits durchgeführten Unterweisungen berücksichtigen. Hierbei können Inhalte von qualitätsgeprüften Anbietern aus Masterdatenbanken perfekt in die eigene Datenbank gedownloadet und mit freien Inhalten angepasst werden.

Projektspezifische Unterweisungsinhalte setzen sich automatisch zusammen. Die personen- und projektspezifische Informationsselektion erhöht den empfundenen Nutzwert und verhindert, dass Personen Unterweisungen unnötig oft durchführen müssen. Freie Inhalte z.B. aus YouTube können genutzt werden, um geprüfte Unterweisungsinhalte ohne Zusatzkosten auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

4. Automatisierung von Prozessen

Mit Delegatis können Handlungen, Produkte und Gefahr mit Fragen verknüpft werden, welche entweder von den Mitarbeitern oder vom Kunden im Rahmen der Auftragserteilung und Abwicklung beantwortet und von Delegatis ausgewertet werden. Somit passt sich das Compliance Management automatisch an die individuellen Besonderheiten des Projektes bzw. des Auftrages an. Unnötige Prozessschritte werden vermieden und wichtige rechtssicher dokumentiert.

Der Kunde kann mit seinem Auftrag die notwendigen Prozesse im Unternehmen auslösen. Die Prozesse sind durch die Standardisierung qualitätsgesichert und berücksichtigen gleichzeitig die individuellen Anforderungen des Auftrages. Die Ausführungs– und Kontrollverantwortlichen werden automatisch über die neuen Aufgaben informiert und wissen auch was zu tun ist.

5. Dokumentenmanagement

In Delegatis können Dokumente mit den entsprechenden Objekten wie Handlung, Gefährdungen oder Locations oder Unterweisungen relational verknüpft gespeichert werden.
Dokumente werden beim Speichern mit einer Unified-ID umbenannt, die keinen Rückschluss auf den Dokumenteninhalt zulässt.

Relevante Dokumente stehen genau bei dem Prozessschritt zur Verfügung, bei dem sie benötigt werden. Kein Zugriff auf Fremdprojekte.
Wenn es jemanden gelingt Ihre Server zu hacken, können Dokumente nicht anhand ihres Titels erkannt werden, was das Auffinden und damit den Missbrauch erheblich erschwert.

6. Delegieren

Die Paradedisziplin von Delegatis ist der rechtskonforme Aufbau- und die rechtssi-chere Dokumentation von Delegationsstrukturen, sowohl innerhalb eines Un-ternehmens, als auch unternehmensübergreifend. Aufgaben können Ausführungs– und Kontrollverantwortlichen Gruppen, Funktionen und Personen zugewiesen werden. Zugewiesene Gruppen werden automatisch in die jeweiligen Projekte übernommen und projektspezifisch angepasst werden. Neue Aufgaben, die dem Projekt hinzugefügt werden, werden automatisch der entsprechenden Gruppe des Projektes zugewiesen.

Mitarbeiter und Dritte wissen, was ihre Aufgaben sind. Kompetenzüberschnei-dungen und Zuständigkeitslücken werden vermieden. Führungskräfte und Projekt-verantwortliche können belegen, dass sie ihrer Organisations– und Unterweisungs-verantwortung nachgekommen sind. Fremddienstleistern und Projektpartnern können Aufgaben rechtskonform übertragen werden. Die gegenseitigen Informati-onspflichten nach § 13 BetrSichV können mit einem Dokument umgesetzt werden, dass an alle Projektteilnehmer kommuniziert werden kann, ohne das bilaterale Verträge offen gelegt werden müssen.